Het korte antwoord
Een goed proces verbindt HR, de leidinggevende en IT. Het bepaalt wanneer toegang wordt gegeven of ingetrokken, welke middelen nodig zijn en wie controleert dat alle stappen zijn uitgevoerd.
Begin voordat iemand start
De eerste werkdag is niet het juiste moment om uit te zoeken welke software nodig is. Laat de leidinggevende vooraf de rol, toepassingen en benodigde toegang bevestigen. HR geeft startdatum en relevante wijzigingen door. IT kan dan het toestel en de accounts voorbereiden.
Geef toegang op basis van de rol
Een kopie van alle rechten van een collega is gemakkelijk, maar kan te veel toegang geven. Gebruik een rol als vertrekpunt en laat aanvullende toegang onderbouwen. Noteer wie uitzonderingen heeft goedgekeurd en wanneer ze opnieuw worden bekeken.
Behandel een vertrek als een geplande wijziging
Stem het moment van toegangsintrekking af met HR en de leidinggevende. Denk naast de laptop aan gedeelde diensten, externe portalen, mobiele apparaten en eigenaarschap van bestanden. Regel gegevensoverdracht volgens de interne afspraken, zonder persoonlijke accounts of wachtwoorden te delen.
Controleer ook functiewijzigingen
Bij een nieuwe rol komen vaak rechten bij, terwijl oude rechten blijven bestaan. Neem die controle op in hetzelfde proces. JViT helpt gebruikersbeheer koppelen aan een herhaalbare checklist, zodat personeelswijzigingen minder afhankelijk worden van losse mails.
Bespreek dit met uw team
- Wie meldt een start, wijziging of vertrek?
- Wie keurt de benodigde toegang goed?
- Welke externe diensten vallen ook in scope?
- Wie controleert dat het proces is afgerond?
