La réponse courte
Une bonne documentation informatique aide quelqu'un d'autre à reprendre un emploi en toute sécurité. Décrivez la cohérence, les contrôleurs et les étapes contrôlées et protégez séparément les données d'accès sensibles.
Documenter ce qui est nécessaire en cas d'échec
Commencez par les systèmes qui soutiennent les processus opérationnels importants. Écrivez leur propriétaire, leurs dépendances et leurs contacts. Décrivez où se trouvent les instructions de travail et quelles informations sont nécessaires pour enquêter sur un dysfonctionnement. Un inventaire avec seulement les noms de produits ne montre pas encore ce qui mérite la première attention.
Écrivez pour le collègue qui n'était pas là
Une référence à une institution traditionnelle n'a guère de valeur pour un remplacement. Décrivez le but d'une action, les conditions et la façon dont vous vérifiez qu'elle a été réussie. Précisez également quand arrêter et consulter. Conserver les mots de passe et autres secrets dans les documents généraux et les gérer au moyen d'une installation sécuritaire appropriée.
Connectez la maintenance aux changements
La documentation vieillit lorsqu'un changement n'est pas traité. En cas de livraison ou d'ajustement, indiquer clairement qui met à jour les informations correspondantes. Donnez aux documents un propriétaire et un moment de révision. Des instructions courtes et fiables sont plus utiles qu'une grande archive que personne ne connaît.
Quelqu'un teste le transfert.
Demandez à un collègue d'effectuer une tâche sûre et définie avec la documentation. Notez où il manque des explications et travaillez avec. JViT aide à saisir les connaissances dans le cadre de la gestion et du transfert. Ainsi, l'opération reste moins dépendante de qui est disponible.
Parlez-en avec votre équipe
- Des dépendances critiques ont-elles été décrites?
- Un remplaçant peut-il comprendre l'instruction?
- Les secrets sont-ils protégés séparément?
- Qui met à jour la documentation après les changements?
